Altijd en overal in contact met je collega’s en te allen tijde toegang tot je bestanden: het zijn slechts twee belangrijke voordelen van Google Workspace. Deze virtuele werkomgeving van Google zorgt ervoor dat iedereen binnen je bedrijf sneller en efficiënter kan werken. Meer weten over deze opvolger van Google G Suite? Lees dan gauw verder!
Wat is Google Workspace?
Google Workspace is, zoals gezegd, de opvolger van Google G Suite. Het is als het ware het totaalpakket van alle Google-apps die voor jouw bedrijf van waarde kunnen zijn. Gmail, Drive, Agenda, Cloud Search, Hangouts, Docs, Spreadsheats, Forms, Slides en Sites komen je wellicht bekend voor. Daarnaast bewaar je privacygevoelige gegevens in de Google Vault, een digitale kluis waarin al je data veilig wordt opgeslagen. Alleen middels een tweestapsverificatie kun je toegang verkrijgen.
Waarin verschilt Google Workspace van Google G Suite?
In de kern verschilt Google Workspace maar weinig van Google G Suite. Workspace is het resultaat van verschillende wijzigingen die Google in 2020 heeft doorgevoerd, die moeten bijdragen aan efficiënter werken. Toch zijn er wel degelijk verschillen.
De naamswijziging is ten eerste gepaard gegaan met nieuwe logo’s en extra functionaliteiten. Deze tweaks moeten zorgen voor betere integratie tussen de verschillende producten. Je kunt nu bijvoorbeeld via Google Chat een nieuw document aanmaken, zodat je jij en je collega’s direct aan de slag kunnen. Ook is het dankzij de preview-optie mogelijk om al een gedeelte van een document of presentatie in te zien, zonder dat je het bestand daadwerkelijk moet openen.
Let op!
Op het moment van schrijven is de interface van Google Workspace alleen beschikbaar voor betalende gebruikers. Naar verwachting worden de nieuwe functionaliteiten de komende maanden ook uitgerold voor consumenten.
Waarom kiezen voor Google Workspace?
Deze online Google-werkplek is volledig op maat gemaakt voor jouw bedrijf. Via het beheerdersconsole bepaal je zelf wie toegang heeft tot welke onderdelen van de cloud. Je deelt snel documenten met het hele team of beperkt de toegang bijvoorbeeld alleen tot die ene collega. Mailen doe je eenvoudig met je eigen @bedrijfsnaam-domein, met behulp van het gebruiksvriendelijke Gmail.
Dé reden om voor Google Workspace te kiezen is echter dat je altijd en overal toegang hebt tot gegevens, contacten en email. In een tijd waarin thuiswerken steeds gebruikelijker wordt en het delen van gegevens steeds sneller moet gaan is dit vanzelfsprekend ideaal. Even snel overleggen met een collega op een andere locatie wordt kinderspel dankzij de chatfunctie Hangouts. Liever videobellen? Ook dat behoort tot de vele mogelijkheden.
De belangrijkste voordelen:
✓ Snel en efficiënt samenwerken
✓ Altijd en overal toegang tot je bestanden
✓ Professioneel e-mailen
✓ Ruime opslagcapaciteit in de cloud
✓ Je data veilig op de Google-servers
De belangrijkste apps van Google Workspace
Google Workspace is dus een ‘customized’ verzameling van de belangrijkste apps die Google te bieden heeft. De meeste zul je al kennen, al valt er in veel gevallen meer uit te halen dan je wellicht al wist. Daarom hier een kort overzicht van de belangrijkste apps met hun voornaamste functionaliteiten.
Gmail
Gmail is de gratis emailservice van Google, die niet alleen bekendstaat vanwege de gebruiksvriendelijkheid, maar vooral ook vanwege het geavanceerde spamfilter. Gebruik je Gmail, dan zul je zelden ongewenste mail in je inbox tegenkomen. Daarnaast is het via Gmail mogelijk om zakelijke emailadressen aan te maken. Het komt natuurlijk veel professioneler over wanneer je een klant mailt met info@bedrijf.nl in plaats van bedrijf@gmail.com.
Google Chat
Via Google Chat kun je zowel via de chat als per videocall overleggen met je collega’s. Thuis, op kantoor of bij de klant: een korte vraag stellen is zo gebeurd. Een vergadering waarbij je niet fysiek aanwezig kan zijn? Een videogesprek met meerdere deelnemers is zo geregeld! Onderweg of op locatie vergaderen was nog nooit zo eenvoudig.
Google Meet
Google Meet – voorheen Google Hangouts Meet – is Google zijn premium tool voor videobellen. Meet biedt functies die niet te vinden zijn in Google Hangouts, zoals realtime ondertiteling en ondersteuning voor maximaal 250 deelnemers en 100.000 livestream kijkers. Ook is het binnen Meet mogelijk om extern in te bellen, een vergadering op te nemen en deelnemers via één gedeelde link uit te nodigen. Net als Hangouts wordt de video van de persoon die momenteel aan het praten is, standaard in het hoofdgedeelte van het venster weergegeven. In tegenstelling tot Hangouts kun je deze lay-out echter wijzigen en in plaats daarvan een rasterweergave gebruiken.
Google Drive
Dankzij Google Drive is het mogelijk om met je collega’s in hetzelfde document te werken en daarin real-time aanpassingen te kunnen doen. Ben je op bezoek bij een klant? Dan verwerk je de informatie die je hebt opgedaan ter plekke nog in een document, waarna je collega’s op kantoor er direct mee aan de slag kunnen. En werk je een dagje thuis? Dan ben je niet afhankelijk van bestanden die je naar jezelf hebt moeten mailen. Nee, in Drive vind je alle bestanden waar jij en je collega’s aan werken!
Google Calendar
De agenda van Google is eigenlijk onmisbaar binnen ieder bedrijf. Dankzij de gedeelde agenda weet je meteen wanneer je collega’s tijd hebben om een meeting in te plannen. En de agenda is natuurlijk te synchroniseren met je persoonlijke agenda, zodat je deze op je telefoon altijd bij je hebt. Op zondagavond even snel checken wat voor afspraken er de komende dag of week op de planning staan? Het kan in een oogwenk dankzij Google Calendar!
Google Docs en Google Sheets
Met Google Docs en Google Sheets kun je spreadsheets en tekstdocumenten rechtstreeks in je browser maken en bewerken. Zo kun je in real-time werken in hetzelfde bestand, zonder je zorgen hoeven te maken dat je bestanden ineens verdwijnen. Aanpassingen worden namelijk binnen een fractie van een seconde opgeslagen. Omdat het mogelijk is om bestanden in Word- of Excel-formaat te im- en exporteren, kun je heel gemakkelijk je bestanden heen en weer sturen, zonder extra software te hoeven kopen.
Mobile management
Mobiel werken wordt steeds meer gemeengoed. Medewerkers maken wellicht gebruik van hun eigen smartphone of tablet, om bijvoorbeeld ook onderweg of thuis aan de slag te kunnen. Je wilt natuurlijk wel dat de bedrijfsgegevens dan beschermd blijven. Dit kan via Mobile Device Management. Zorg voor sterke wachtwoorden, schermvergrendeling in het geval van diefstal of verlies en wis vertrouwelijke gegevens op afstand.
Meer weten over Google Workspace?
Ben je benieuwd of Google Workspace ook voor jouw bedrijf van waarde kan zijn? Vraag het dan gewoon eens na bij één van onze internetmarketingadviseurs. Als Premier Google Partner is B&S Media op de hoogte van alle Google ins and outs!
Neem contact op
